EN ASUNTOS DE CONTROL

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Publicado en Administración, Arquitectura, Conocimiento, Derechos, Ecología, Economía, Ingenierías, Observatorio, Prensa hablada y escrita, Sugerencias, VISIBILIDAD

Autor: JULIO CÈSAR GARCIA CONTRERAS
Magister en Contadurìa

PALABRAS MAS PALABRAS MENOS ESTO ES LO QUE TENEMOS EN ASUNTOS DE CONTROL

Cuando hablamos de Administración, de una vez saltan a la vista las etapas del denominado Proceso Administrativo, tema central y directriz de las Ciencias Administrativas.

Los seres humanos no podemos dejar al azar el manejo de los bienes económicos de que dispone una sociedad para cubrir sus necesidades, y es por ello que se le ha invertido tanto tiempo y cerebro a esto, dando origen a lo que llamamos Ciencias Administrativas las cuales contemplan todo un cuerpo de teorías y desarrollos que deberían ser tenidos en cuenta por aquellos dedicados al manejo de los bienes de que dispone una sociedad, estén ellos en manos publicas o privadas.

La preocupación central de las Ciencias Administrativas es por el mejor uso y destino de los bienes, lo cual se denota en la totalidad del denominado Proceso Administrativo propuesto y desarrollado por ellas.

Una Planeación que fija los objetivos a lograr y las actividades que se considera se deben llevar a cabo para lograrlos, se constituye en una toma anticipada de Decisiones que definen el rumbo hacia el cual se orientarán los recursos y el esfuerzo emprendedor.

El Plan es un marco de referencia que representa el elemento general de orientación y control, que nos da cierta seguridad que bajo determinadas condiciones y con el desarrollo de definidas actividades, se lograràn los objetivos fijados dentro del tiempo y con los recursos previamente considerados.

La Planeación establece el marco de orientación general, por lo que ella representa el Gran Control; los objetivos y programas fijados de antemano señalan hacia dònde se va, lo cual en el fondo no es más que el gran referente elemento necesario para ejercer los controles de lo adecuado del rumbo desarrollado.

La Organización en general, como parte constitutiva del denominado Proceso Administrativo, igualmente es un elemento de orientación y control tendiente al logro de los objetivos fijados en el Plan. Ella, debe procurar la racionalización en la utilización de los recursos y por ende, constituirse en la principal Generadora de economías al estar en desarrollo el Plan.

La Organización por si misma, implica el desarrollo de un Proceso que va desde la fijación de marcos de acción y referencia, hasta la toma de acciones correctivas, pasando por la puesta en marcha de lo organizado y la observación de lo sucedido.

Por lo tanto, Organizar en términos generales es asignar a las tareas necesarias y de la mejor forma posible, los recursos humanos, materiales y técnicos de que se disponga, y a la vez, establecer para ellos los Procedimientos y Métodos de uso.
La organización por ser la definición de la asignación más específica de los recursos humanos, materiales y técnicos, es una particularización de lo planeado y, por lo tanto, se constituye en un elemento de Control con parámetros menos generalizados y más orientados a aspectos específicos para el logro de objetivos.
Los procedimientos, prácticas y métodos de trabajo, constituyen un grado mayor de espificaciòn dirigida hacia el manejo de los recursos ya definidos.

La Dirección, igualmente como parte de lo que implica Administrar, viene a ser el receptor permanente de lo que sucede alrededor de la Ejecución de lo anteriormente planeado y organizado y, su actividad principal, tiene que ver con la Toma de Decisiones al respecto, lo cual esta directamente relacionado con aspectos de Orientación y Control.

Para su desarrollo, la Dirección requiere la utilización de Sistemas de Información confiables y oportunos en sus Informes.
La información es un elemento esencialísimo para que la Dirección pueda ejercer sus acciones básicas de Orientación y Control sobre la ejecución de lo organizado en busca de lo previamente planeado.

La Dirección mediante el Seguimiento, la Evaluación y la Toma de Decisiones sobre lo que viene sucediendo, se constituye en el elemento cumbre de lo que constituye todo el Sistema de Control en su aspecto correctivo, constructor y orientador del rumbo para el logro de lo propuesto.

Finalmente, a manera de consideración general, podemos decir que hacen parte del Control, propio igualmente de las actividades de Administrar, la Fijación Previa de Parámetros de Referencia que se hace a través de los planes y la organización, la medición de los resultados de lo ejecutado llevado a cabo por los sistemas de información, la comparación y el análisis entre los mismos y la toma de decisiones que esencialmente debe ser llevada a cabo por la Dirección.

Como puede observarse, la Planeación, la Organización y la Dirección, constituyen igualmente Elementos de Control dado que las dos primeras establecen Referentes y la ùltima, se encarga de la Función Evaluativa y de Corrección.

Por consiguiente, véase que para quienes dirigen una Institución, el Sistema de Control involucra todos los aspectos que tienen que ver con el Proceso de Administrar el cual a su vez, debe promover por consiguiente el Orden, la Eficiencia y la Eficacia.

Además de todo lo anterior, se viene igualmente estableciendo dentro de las instituciones de cierto tamaño, dependencias de planeación, organización y métodos y de control, que no tienen más que como función asesorar a la Dirección en estos asuntos completándose asi el espectro de Autocontrol de las organizaciones, quedando así para el servicio de quienes dirigen las organizaciones lo que ha dado en denominarse el Sistema de Control Interno.

Lo anterior en relación con los elementos de quienes se encargan de manejar la riqueza, pero porque nuestra Constitución y Leyes garantizan la propiedad es que en Colombia se dan figuras como la Revisoría Fiscal, encargada esencialmente de proteger el Buen y Uso destino dado a los recursos privados. Creada para proteger la riqueza esencialmente en manos de particulares, trata èsta de dar confianza para que los dueños de las misma reúnan sus capitales y den origen a grandes negocios generadores no sòlo riqueza para sus dueños si no de otro tipo de beneficios para toda la sociedad.

Como por obvias razones no todos los socios podrán participar en el manejo de los mismos, èstos nombraran sus propios delegados para que los representen y uno de ellos dependiendo del tipo jurídico de sociedad creada es el Revisor Fiscal

Establecida y reglamentada por Ley, el Revisor Fiscal es asimilado a funcionario público y sus conceptos en asuntos económicos se constituyen en fe pública.

El Revisor Fiscal es un Ente de Control Externo Independiente de quienes administran los recursos y quien, actuando en representación de los dueños de los recursos, debe rendir cuentas de los mismos, pero a quien su vez, por ley y en representación del Estado, está obligado a velar porque la institución sometida a su vigilancia cumpla con todas las leyes establecidas al respecto.

Con lo anteriormente señalado, pareciere que la “hacienda privada” tuviere gran parte de los elementos tanto científicos como jurídicos necesarios para su preservación y conservación y la pregunta podría ser ¿y qué sucede con la Riqueza Pública?

Para el manejo de la Riqueza Pública, los administradores de la misma disponen de igual manera de todos los desarrollados logrados por las Ciencias Administrativas al respecto. Además de eso, poseen todos unos grandes Entes Externos de Control encabezados por la Contraloría General de la Repùblica y complementadas por las Superintendencias, que tienen como función básica el Control de aquellas entidades que mediante concesión entregada a entes privados se encuentran prestando un servicio que correspondería al Sector Público.

Una gran debilidad del Sistema de Control Externo de la Riqueza Publica es que regularmente el mismo se realiza a posteriori, sobre hechos ya ejecutados, constituyéndose en un elemento correctivo y no preventivo que por lo tanto, no evita el mal uso y desperdicio de la riqueza de cuya buena utilización esta urgida una sociedad que padece el no cubrimiento de necesidades básicas y se encuentra sumergida en una gran desigualdad social.

Correspondería por consiguiente, elaborar y posteriormente desarrollar una Gran Propuesta de Control para el manejo de la Riqueza Publica, que garantice por consiguiente el buen uso de la misma en beneficio de todo el pueblo.

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